Wybór Systemu ERP

Wybór systemu ERP
Każde wdrożenie systemu ERP wiąże się z ogromnymi kosztami, dlatego wybór odpowiedniego rozwiązania jest elementem najistotniejszym. Źle wybrany produkt może doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa, ale ryzyko jest opłacalne. Dobrze funkcjonujący i spełniający oczekiwania firmy system, może nie tylko przyspieszyć pracę czy też ograniczyć koszty, ale wręcz doprowadzić do zwiększenia przychodów firmy. Rozpatrzmy wszystkie aspekty, które same w sobie lub w połączeniu z resztą mogą przyczynić się do klęski wdrożenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
Spotkania i konsultacje przy wyborze ERP
Wdrożenie ERP nie jest skutkiem nagłej decyzji lub wieczornej pogawędki. Wybór systemu musi zostać poparty gruntownymi badaniami nad potrzebami firmy i dostępnymi rozwiązaniami. Rozwój popularności Internetu pozwolił na rozwinięcie szeroko pojętego współzawodnictwa wśród firm tworzących systemy zarządzania zasobami, a dostępność do informacji wywołała bardzo znaczny wzrost oczekiwań klientów w stosunku do cech bazowych systemów oraz elastyczności i łatwości ich modyfikacji. Wystarczy powiedzieć, iż ilość aktualizacji, patchy i modyfikacji systemów udostępnianych przez autora, stała się swego rodzaju wyznacznikiem wartości oprogramowania.
Wynajmij lub Zakup licencję na ERP
Są dwie alternatywne metody wyboru systemu ERP odpowiadającego firmie. Pierwszą jest zakup licencji, a drugą jej wynajęcie. Nie ma żadnych różnic, jeżeli chodzi o koszty lub bonusy związane z wybranym sposobem licencjonowania. Haczyk tkwi w optymalności wykorzystania potencjału ERP przez daną firmę, a decyzja wyboru sposobu licencjonowania jest wiążąca.
ERP musi Spełniać oczekiwania
Firmy, które wybierają ERP na podstawie swoich potrzeb i inwestują w modyfikacje by całkowicie dopasować system do swoich oczekiwań, w długoterminowym planie osiągają sukces przekuwając koszty związane z dopasowaniem systemu na zyski płynące z optymalnego wykorzystania programu. Firmy, które na starcie starają się oszczędzać wybierając najtańsze systemy, w rozliczeniu końcowym z reguły odnoszą porażkę.
Wybór dostawcy
Jakość usług oferowanych przez dostawcę systemu ERP musi być adekwatna do klasy produktu. Kupujący z reguły nabywają od firm mających duże doświadczenie w pracy z danymi systemami ERP i oferują szereg usług dedykowanych pod te systemy. W przepadku produktów tej wartości, jest to standardowa praktyka. Dodać należy jednak, że wybór dostawcy zapewniającego szereg dedykowanych usług, to jednak nie wszystko. Bardzo ważna jest weryfikacja, jakości serwisu i dyspozycyjności serwisantów i programistów.
Wdrożenie systemu ERP będzie sukcesem, jeżeli pewne wytyczne przy wyborze są przestrzegane. Systemom ERP przyświeca podwójny cel. Pierwszy to przyspieszenie postępowań handlowych w firmie, a drugi to rozwój techniczny przy zachowaniu kompatybilności. Wybór rozwiązania maksymalnie spełniającego te dwa aspekty w danej firmie jest kluczowy, dlatego doświadczenie dostawcy i pełna asysta od wyboru, do pełnego wdrożenia jest kluczem do sukcesu. Jeżeli firma decyduje się wybrać produkt i wdrożyć go bez profesjonalnej asysty i opieki, decyzje takie z reguły kończą się niepowodzeniem.
Kluczowe Elementy Systemu ERP
Jeżeli firma jest w stanie zdobyć wszystkie produkty i usługi powiązane z wybranym Systemem ERP od jednego dostawcy, to można okazać się to bardzo korzystnym rozwiązaniem. Gdy firma wdrożeniowa może zapewnić wszelkie moduły i modyfikacje dla danego projektu, eliminuje to problem z kompatybilnością i przepływem danych, a dla firmy wdrażającej oznacza to maksymalizację wykorzystania potencjału danego systemu ERP, a umowa kontraktowa gwarantuje koszty tylko w takiej kwocie, w jakiej są one przewidziane.
Ograniczenia a rozwój
System ERP powinien zostać nabyty w oparciu na długoterminowych potrzebach. Mając to na uwadze powinna zostać przeprowadzona również długoterminowa wizualizacja perspektyw, oczekiwań i pozycji. Jest to konieczne by upewnić się, że system nie ma ograniczeń, które mogłyby wpłynąć na szybkość rozwoju firmy.
Przypuśćmy, że firma jest zaangażowana w jedną szczególną domenę jak np. bankowości i musi mieć na uwadze również to, że rozwiązania przez nią wdrożone mogą zostać wprowadzone w całym sektorze, jeżeli taka potrzeba zaistnieje, dlatego system ERP wdrożony musi być na tyle elastyczny i kompatybilny by obsłużyć najróżniejsze aplikacje bankowe. Potrzeby tego typu są również widoczne w firmach, które celują we wzbogacanie i rozwój biznesu.
Pracownicy wyrażają swoje opinie o systemie
Kluczowi członkowie zespołu decyzyjnego powinni wysłuchać opinii wszystkich pracowników, którzy mają coś do powiedzenia na temat oczekiwań jakie stawiają naprzeciw wybieranego systemu ERP. W ten sposób upewnimy się, że każdy miał szansę być wysłuchanym i, że w przyszłości niedojdzie do lamentów na temat możliwości wypowiedzenia się. Zespół decyzyjny upewni się również, że wszystkie możliwe aspekty zostały rozpatrzone, co pomoże w implementacji systemu i wybraniu najlepszych i najbardziej oczekiwanych rozwiązań oraz modyfikacji.
Modyfikowalne a Zdefiniowane Moduły
Ogromna większość dostawców rozwiązań ERP sprzedaje w dodatku do zdefiniowanych systemów ERP, swoje autorskie aplikacje mające usprawnić funkcjonowanie systemu w danej gałęzi przemysłu lub handlu, co ma swoje plusy i minusy. Jedną z zalet jest na pewno fakt, że klient już od pierwszej fazy otrzymuje produkt, który został stworzony w oparciu o faktyczne potrzeby innego klienta działającego w tej samej branży, co może zaowocować znacznymi oszczędnościami. Minusem jednak jest fakt, że żadna firma nie jest identyczna i wśród użytecznych funkcji klient otrzyma również modyfikacje mu niepotrzebne, które w przypadku zmiany opiekuna technicznego, mogą powiększyć problemy techniczne związane z wpasowaniem się w system nowego zespołu programistów.
Atuty współpracy z firmą zewnętrzną
Niektóre firmy decydują się zatrudniać swoich własnych ludzi do obsługi i modyfikowania systemów ERP, ale w wielu przypadkach tacy pracownicy nie są w stanie podołać obowiązkom i nawałowi pracy związanym z wdrożeniem systemu ERP. W przypadku firm zewnętrznych zyskujemy pewność pełnego profesjonalizmu i obiektywizmu przy podejmowaniu decyzji. Firmy takie nie faworyzują rozwiązań jednych nad innymi mając w zamyśle długoterminowe dobro klienta i chęć długotrwałej i owocnej współpracy. Firmy takie pobierają również wynagrodzenie na zasadach kontraktu w oparciu o godziny programowania, co w wielu przypadkach pozwala firmie zaoszczędzić na kosztach utrzymania kolejnego pełnoetatowego pracownika. Bardzo ważne jest również, że w firmach takich z reguły pracuje kilku lub kilkunastu programistów, którzy w zależności od potrzeb, budżetu i napięcia harmonogramu mogą zostać oddelegowani do prac przy danym projekcie.
Weryfikacja wiarygodności dostawcy
Firma wprowadzająca system ERP musi zweryfikować firmę wdrożeniową pod kontem wykonanych do tej pory projektów i znajomości tematu. W przypadku wdrożeń na duża skalę nie zaleca się wybierania firm podejmujących się zadania pracy przy wybranym systemie po raz pierwszy. Zdarza się również, że ludzie bez doświadczenia próbują wykradać tajemnice handlowe i poufne dane na rzecz konkurencji, dlatego trzeba się upewnić, że firma działa w pełni legalnie posiadając NIP, Regon oraz siedzibę, której adresu nie stara się w żaden sposób ukryć. Firmy takie bazując na reputacji, honorze i kodeksie etycznym nie pozwolą sobie na zszarganie własnej opinii poprzez próby wykradzenia danych od swojego klienta.
Aplikacje Na Żądanie
ASP Aplikation Service Provider to inaczej Aplikacje Na Żądanie. Jest to raczkujący system rozliczania licencji w systemach ERP w zależności od ilości wykorzystanych funkcji. Polega on na zaimplementowaniu w kodzie produktu setupów instalacyjnych do każdej z funkcji osobno, co daje możliwość rozliczenia klienta z czasu i ilości wykorzystywanych funkcji .
Nisza dla Małych i Średnich
Oszacowaliśmy ASP jako opcję pozytywną. Tak naprawdę to jest ona wręcz skarbem dla firm małych i średnich, dla których koszty pełnych licencji są barierą nie do pokonania. S.M.E Małe i Średnie przedsiębiorstwa powinny wybrać właśnie ASP zamiast ERP.
Usługodawca Kontraktowy
Firmy decydujące się na ASP bardzo często wybierają również opiekę techniczną swojego dostawcy na warunkach wynajmu nie musząc przejmować się kosztami utrzymania infrastruktury serwerowej i sieciowej. Firma podłączona zostaje do struktury dostawcy dzięki użyciu technologii VPN generującej wirtualne sieci przy użyciu łącz internetowych. Współpraca taka sprowadza się tylko do kosztów wcześniej ustalonej miesięcznej opłaty serwisowej.
W wielu przypadkach w zależności od umowy i budżetu na potrzeby firmy zostaje oddelegowany konsultant, który poświęca się całkowicie współpracy z dana firmą stając się jej reprezentantem.
Wybór dostawcy systemów ERP na potrzeby ASP
Wielu dostawców rozwiązań ERP do swojej oferty dołożyło oferowanie produktów i udzielani usług z zakresu ASP bazując na stawkach ERP. W wielu sytuacjach firmy nie zdają sobie sprawy ze stawek funkcjonujących na rynku lokalnym i ogólnokrajowym. Przy podejmowaniu decyzji o wyborze dostawcy należy zorientować się, jakie stawki funkcjonują w całym kraju, gdyż dzięki technologii zdalnej ograniczenia wynikające z dystansu między zleceniodawcą a wykonawcą zanikają, a podjecie współpracy może sprawdzić się do 2 wizyt potrzebnych na podpisanie umowy, a oszczędność rzędu 50zł na godzinie programowania w przypadku wdrożenia projektu liczonego w tysiącach roboczogodzin to straty lub oszczędności nierzadko liczone w sześciocyfrowych sumach.
Niuanse Wyboru Systemu ERP
Testowe wdrożenie systemu ERP zapewnia analizę struktury i funkcjonowania systemu. Wdrożenie takie jest konieczne, gdyż daje ogromne ilości danych na temat potencjalnych potrzeb firmy. Nawet, jeżeli nie wiemy jeszcze, na który system się zdecydować, koniecznie powinniśmy przetestować wszelkie możliwe opcje w zakresie optymalności pod kątem prowadzonej przez firmę działalności.
Ważne Punkty do Dyskusji
Dyskusja o cechach systemu powinna sprowadzać się nie tylko do kwestii finansowych, ale też do jego atutów i słabości. Bardzo ważne jest oszacowanie ryzyka, na jakie decyduje się firma chcące wdrożyć u siebie system ERP. Bardzo ważnymi do omówienia kwestiami są ewentualne problemy z kompatybilnością i migracją danych z funkcjonującego systemu do nowego standardu.
Koszty a Zyski
Nie podlega żadnej dyskusji fakt, że dobrze dobrany i wdrożony system ERP przynosi wymierne korzyści i zyski w rozliczeniu długoterminowym niezależnie od produktów i polityki firmy. Jeżeli jeszcze rozłożymy koszty związane z wdrożeniem na dłuższy okres czasu, a wprowadzane przez nas rozwiązania będą uwarunkowane aktualnymi potrzebami pracowników firmy, oszczędności będą tym większe. Sprawa się to również w przypadku wdrażania systemu ERP w dziale, który na dana chwile nie przynosi dochodów, a wdrożenie generuje straty. Jeżeli jednak pozostałe działy potrafią skompensować koszty wdrożenia, powinno to zostać dokonane ponieważ ostatecznie sprawnie działający system przyspiesza pracę i obniża koszty z nią związane.
Komitet Wdrożeniowy Systemu ERP
Analiza i krytyka, to najlepsza metoda określenia losu produktu ERP. Żadno z nich samo z siebie nie wystarcza. Potrzebny jest zespół decyzyjny, który może określić wszelkie aspekty danego systemu. Osoby takie muszą być osobami decyzyjnymi, by mogły sprawnie ocenić i wybrać dostawcę systemu oraz by móc kontrolować proces wdrożenia systemu na każdym etapie.
Podsumowanie
Najważniejsze jest oszacowanie najistotniejszych potrzeb firmy, którym system ERP ma sprostać w pierwszej kolejności. Bardzo ważne jest środowisko testowe, w którym będzie mógł uczestniczyć każdy przyszły użytkownik systemu. Wyeliminowanie wszelkich możliwych błędów w fazie testów doprowadzi do szybkiej i skutecznej implementacji w całym dziale a później firmie. Konieczna jest oszacowanie prędkości rozwoju i przewidzenie ograniczeń, przed którymi możemy stanąć wraz z rozwojem.