Każda firma, w trakcie prowadzenia swojej działalności ponosi spore koszty związane z koniecznością zakupu materiałów eksploatacyjnych do drukarek i całego zaplecza akcesoriów biurowych które są potrzebne pracownikom. Przy małej działalności koszty te nie są duże, ale jeśli firma zatrudnia ponad 50 osób stają się one poważną pozycją w comiesięcznym budżecie. Stosując odpowiednie metody można próbować obniżyć te koszty, wymaga to jednak od firmy dwóch rzeczy. Po pierwsze stałego monitoringu ofert rynkowych tak, aby wybierać najtańsze z możliwych materiały takie jak folie do faksów, czy papier do drukarek, po drugie zaś uczulenia pracowników na koszty związane z materiałami biurowymi tak, aby wszelkie zamówienia wykonywali oni rozsądnie bez generowania niepotrzebnych kosztów na drogie, finezyjne zeszyty, czy drukowanie w najwyższej jakości druku materiałów na użytek wewnętrzny.Dobrym rozwiązaniem mającym na celu redukcję kosztów eksploatacyjnych jest korzystanie z zamienników tonerów lub tuszy. Zamienniki tonerów ją tańsze od oryginalnych materiałów nawet o 50% co przy dużym zapotrzebowaniu na wydruki może trwale zredukować część kosztów. Tonery regenerowane, jeśli produkowane są przez godną zaufania, znaną firmę, cechują się tak samo dobrą jakością jak oryginalne i posiadają gwarancję na użytkowanie nie mniejszą niż oryginały. Dla zachowania więc kontroli kosztów materiałów biurowych, warto zastanowić się nad taką opcją.